Los protocolos en los eventos se han convertido en un fino hilo conductor que asegura que todo se desarrolle de manera fluida y adecuada, respetando normas, costumbres, tiempos y jerarquías.

Este tema es crucial en la planificación y ejecución de eventos tanto formales como informales, pues asegura que todos los actores involucrados sepan cuál es su rol y cómo deben interactuar entre sí.

Esta es un área en la que algunos creen saberselas todas y otros improvisan de tal manera que terminan por afectar y herir de muerte los programas. Es tan delicada como el delgado hilo que, de no saber maniobrar de manera ágil y asertiva, se rompe y pone al descubierto el desconocimiento que acompaña a los organizadores y cabecillas de los certámenes de todo orden.

Cada plaza maneja protocolos diferentes y, por ello, existen ciertas ramificaciones que los distinguen unos de otros, como el protocolo diplomático, el social, el deportivo, el militar, el religioso y aquellos donde con anterioridad se han establecido las reglas del juego, tanto para invitados como para quienes hacen uso del atril y las filas de privilegio.

El protocolo debe ser manejado por una sola persona para que no se presenten esos bochornosos “choques de trenes”, donde quienes tienen la autoridad y ocupan posiciones en los cuadros directivos llegan a dar órdenes de último momento y, protegidos por su investidura, se pasean por los escenarios, cambiando los esquemas que fueron diseñados con dedicación por expertos y conocedores.

Entidades como el SENA y otros establecimientos de educación superior han incluido esta materia en sus mallas curriculares, amén de la importancia que tiene el protocolo en el desarrollo de festivales, eventos, fiestas patrias, ceremoniales y demás congregaciones, donde se debe tener un exhaustivo cuidado con lo que, para algunos, es algo tan irrelevante que terminan por delegar tal responsabilidad en alguien que, aunque hable elocuentemente, se vista bien y se acicale con esmero, no tiene ni idea sobre el manejo de un protocolo.

Ahora bien, los invitados y aforados deben entender, sí o sí, que existen reglas inviolables y, por más prisa, aburrimiento o investidura que tengan, deben esperar con acato el turno que les ha correspondido en el orden de su intervención y en la ubicación dentro del aforo. Las pataletas cómo: “Es que yo me tengo que ir ya, yo me tengo que sentar aquí, vine acompañado de mi familia y deben estar en primera fila, traje mi mascota y debe permanecer conmigo en primera línea” … Y otras tantas “perlitas” son muy recurrentes en los escenarios, protagonizadas por aquellos engrandecidos que tienen colgado al cuello el aviso de… “¿Usted no sabe quién soy yo?”.

Uno de los momentos más tediosos de cualquier protocolo es el saludo y lectura de precedencias y para e

vitar tan fastidioso instante, en las altas esferas se acostumbra ahora a omitir esa molesta lectura por parte de todos los que hacen uso de la palabra, por lo que al comienzo y durante el transcurso del evento, el maestro(a) de ceremonias lee y destaca sus nombres, señalando su cargo o encomienda de representación delegada.

Y qué decir de eventos donde 10 o más entidades hacen condecoraciones con la soporífera lectura de las resoluciones, un verdadero “ladrillo” que ya no soporta el público, quien finalmente, ante tal abuso, termina por abandonar los auditorios en plena ceremonia, dejando sin audiencias a los que tienen preparadas pesadas y retóricas reflexiones.

Para estos y otros casos, las nuevas dinámicas del protocolo recomiendan omitir los “considerando” y limitarse a dar lectura a uno o dos puntos del “resuelve”. Ahora bien, si es solo una condecoración y de alto grado, esta se debe hacer con la severidad que establecen las medallas y las órdenes, que de por sí tienen sus propios protocolos.

No menos grotesco e irrespetuoso es el momento cuando quienes ya hicieron uso de la palabra y “echaron tamaños discursos”, violando las normas y los tiempos establecidos, se dedican a chatear por el celular o, peor aún, se levantan de su silla y se van porque ya cumplieron su cometido. ¡Qué irrespeto tan grande al público y al evento!

Cuando asistimos a un acto de palabras, condecoraciones y reconocimientos, debemos tener claro a qué vamos, por lo que estamos obligados a mantener la cordura hasta el final, respetando las normas establecidas por la organización; pero también para quienes convocan, les debe quedar claro que nadie tiene por qué asistir y soportar, tanto el desconocimiento, como las incongruencias en el manejo de las etiquetas.

Dependiendo del tipo de programa, hay reglas sobre el código de vestimenta adecuado, formal, semiformal o casual y la etiqueta también cubre aspectos como la puntualidad, comportamiento, el número de personas que le acompañan y demás maneras de interactuar con los asistentes.

Es muy importante que los invitados y personalidades entiendan que, si están en una tarima alta frente a un aforo, su comportamiento debe ser impecable, porque todo movimiento, gesticulación o la práctica de malos modales, como estar mirando el celular, mascando chicle o secreteando con el vecino de silla, están siendo vistos por cientos de personas y, por respeto a ellas, se debe guardar prudencia y acato.

En una buena organización se acostumbra a dejar un espacio llamado lobby, y allí, alrededor de un café, los invitados pueden saludarse, acreditarse, conocerse, dialogar y “adelantar cuaderno”, para que, cuando llegue el momento del inicio, tales actividades ya no se hagan, y menos delante del público.

Al llegar al lugar donde se desarrollará la ceremonia, las personalidades tienen ubicada y marcada su silla, razón por la que no pueden sentar a toda su estirpe, incluida mascota, en esas locaciones, porque para familiares y muy cercanos, se suelen establecer los primeros espacios del aforo. 

Si las personalidades no están en la mesa principal, que por lo general ya no se usa en escenario sino en primeras líneas, sus acompañantes, esposa(o) hijos van en las sillas situadas a su espalda. En muchos casos, el personaje notable es humilde, respetuoso y sencillo, en tanto que sus acompañantes son un verdadero fastidio.

Muy oportuno recordar a esos vanidosos las sabias reflexiones de las sagradas Escrituras que dicen:

“Cuando alguien te invite a una ceremonia, no te sientes en el lugar de honor, no sea que haya alguien invitado más distinguido que tú. Si es así, el que los invitó a los dos vendrá y te dirá: Cédele tu asiento a este hombre. Entonces, avergonzado, tendrás que ocupar el último asiento. Más bien, cuando te inviten, siéntate en el último lugar, para que cuando venga el que te invitó, te diga: Amigo, pasa más adelante a un mejor sitial. Así recibirás honor en presencia de todos los demás. Porque todo aquel que a sí mismo se ensalce será humillado, y el que se humille será enaltecido”.

En eventos donde hay discursos o presentaciones, el protocolo establece quién habla primero y en qué orden, lo cual es particularmente importante en acontecimientos diplomáticos, corporativos o gubernamentales.

Los anfitriones deben conocer las reglas sobre cómo recibir y despedir a los invitados, asegurándose de que todos sean reconocidos y atendidos adecuadamente, por eso, este tema lo deben manejar personas conocedoras y que tengan la capacidad de mantener los buenos tratos, la desenvoltura, la parsimonia y la cordura.

En eventos oficiales o diplomáticos, el protocolo incluye el uso adecuado de banderas, himnos y otros emblemas patrios o institucionales y este es uno de los momentos más emotivos de cualquier ceremonia, ya que izar el pabellón y las banderas o entonar los himnos representa un sagrado instante en el que los símbolos cobran valor.

El orden en el que deben hablar los gobernantes e invitados depende del tipo de evento, el protocolo oficial y la jerarquía de los participantes; sin embargo, hay ciertas normas generales de precedencia que suelen aplicarse en la mayoría de los casos, especialmente en sucesos formales y oficiales.

El orden general de intervenciones es algo muy importante de tener en cuenta, y por lo general, la falta de conocimiento y experiencia de quienes dirigen estos protocolos termina por mandar al traste cualquier organización, todo por imponer caprichos de personas que aseguran conocer sobre ceremoniales, pero que a la postre finalizan atribuyendo su autoridad y, peor aún, interponiendo sus intereses personales por encima de la norma y la lógica.

El primero en hablar suele ser el anfitrión o el organizador principal del evento y es la persona que da la bienvenida a los asistentes y ofrece un breve contexto sobre la ocasión. Si se trata de un momento institucional, puede ser el presidente del establecimiento o el líder de la entidad que organiza el evento, como cuando el dueño de casa abre la puerta y recibe a la visita para que ocupe sus aposentos.

Según el orden de jerarquía, después del anfitrión, toman la palabra los invitados especiales, comenzando por aquellos que ocupan posiciones más altas en el rango.

Si el evento cuenta con la presencia de un presidente o monarca, este suele hablar en los primeros turnos, pero si hay varios jefes de Estado, el anfitrión establece un orden basado en el protocolo internacional, que puede estar determinado por la antigüedad en el cargo o la posición del país anfitrión.

En eventos nacionales, después del jefe de Estado, los ministros o funcionarios gubernamentales importantes, como un primer ministro o un funcionario notable para el tema del evento, suelen hablar en orden de relevancia.

Si hay embajadores, diplomáticos o líderes internacionales, también se les da un lugar destacado en el turno de palabra, con base en su rango y notabilidad para el certamen.

En eventos locales o regionales, después de los gobernantes nacionales, suelen intervenir los líderes locales, como alcaldes, gobernadores u otras autoridades particulares, que tengan relación directa con la ubicación del evento o el tema que se trate.

Si el evento tiene grandes patrocinadores, socios de alianzas misionales y financieras, se les otorga un espacio para dirigirse a la audiencia, especialmente si han contribuido significativamente a la realización del suceso.

El anfitrión o un representante del programa puede cerrar las intervenciones con un resumen final o palabras de agradecimiento, y en algunos casos, este papel también lo puede desempeñar el maestro(a) de ceremonias, siempre y cuando quien esté ejerciendo esta función tenga la capacidad de síntesis, reconocimiento y el conocimiento que le otorgue tal autoridad.

Ahora bien, los discursos deben ser breves, especialmente en acontecimientos formales donde participan varias personas, y generalmente hay un límite de tiempo señalado para evitar que las alocuciones se prolonguen demasiado y esto termine por aburrir a los aforados.

Recordemos que el maestro(a) de ceremonias no es el responsable del protocolo, pues él o ella se limita a presentar el libreto que le ha entregado la organización; no obstante, si las cosas salen mal por falta de conocimiento y planeación de los cabecillas del certamen, en quien recaen todas las críticas es en el presentador(a), sin embargo, en algunos momentos, la experticia y experiencia del presentador(a) ayuda a sortear situaciones, por lo que termina salvando la faena.

Una actividad soñada es aquella donde el escenario está completamente limpio, es decir, sin personas ajenas, tipo «florero», haciendo parte de la escenografía; los aforados e invitados bien presentados, en silencio y sin celulares en la mano; las precedencias hechas con rigurosidad según las personalidades que se encuentran en el recinto con la indicación de sus cargos e investiduras, los libretos plenamente preparados, así como la lista de patrocinadores y las reflexiones que sobre el certamen debe atender el maestro(a) de ceremonias; la prensa y los reporteros en lugares donde puedan hacer su labor sin que ello signifique el incómodo y permanente movimiento por todas partes.

Los himnos y videos listos para su emisión, interpretación y proyección, ya sea por audio, pantalla o en vivo; las resoluciones resumidas y copiadas en textos sobre el atril para sus respectivas lecturas, ya sea por parte del maestro de ceremonia o por los delegados de protocolo de las entidades que harán condecoraciones; los escoltas en lugares donde puedan ejercer su función sin incomodar a la organización; el maestro(a) de ceremonias bien presentado(a) y conocedor(a) como nadie de lo que está diciendo, tema para el cual no importa si tiene o no «voz de cucarrón», porque es más importante el conocimiento que la voz. Ahora bien, si le acompañan las dos cualidades sin sobreactuar, sería maravilloso.

En fin… este apasionante tema tiene tanto de largo como de ancho, y por ello es muy recomendable que quienes ocupan altos cargos y forman parte de los cuadros directivos de entidades, instituciones y organizaciones que acostumbran a realizar ceremonias y eventos, se den una vuelta por las aulas o accedan a esos diplomados y cursos rápidos para que, por lo menos, una pinceladita le den a sus lienzos vacíos, donde en algunas oportunidades no hay más que «carguitis», «arrogancia» y «desconocimiento», tres mortales elementos con los que se construyen letales «bombas de tiempo» que acaban con todo.

Para muchos, «muy jarto los protocolos», pero más jarto aún es que quienes tienen la obligación de conocerlos, en ocasiones los desconozcan por completo.